Descrição da vaga
Área e especialização profissional: Administração - Secretariado
Nível hierárquico: Especialista
Lugar de trabalho: Mogi das Cruzes, SP
Regime de contratação de tipo Efetivo – CLT
Jornada Período Integral
Buscamos uma profissional organizada, discreta, proativa e autônoma, com experiência em secretariado executivo ou assessoria à Diretoria, para atuar na posição de Secretária Executiva Sênior. A profissional será responsável por prestar suporte direto à Diretoria, garantindo a organização, o controle e o acompanhamento de demandas pessoais e empresariais do executivo, além de apoiar rotinas administrativas, financeiras, contábeis, patrimoniais e documentais de diferentes empresas.
Entre as principais responsabilidades estão a gestão da agenda executiva, acompanhamento de pagamentos, documentos, contratos, impostos e fechamentos contábeis, além da interface com contabilidade, bancos, fornecedores, prestadores de serviços e demais parceiros. Também será responsável por acompanhar prazos e pendências, manter controles e relatórios atualizados e assegurar elevado grau de confidencialidade, senso de prioridade e capacidade de antecipação.
Responsabilidades
Gestão Executiva e Administrativa
Gerenciar a agenda executiva, compromissos, reuniões e viagens;
Organizar e controlar documentos pessoais e empresariais;
Acompanhar pendências, prazos e demandas até sua conclusão;
Elaborar e manter controles, relatórios e calendário consolidado de vencimentos;
Centralizar informações e apoiar a Diretoria em demandas extraordinárias e na tomada de decisão;
Manter absoluto sigilo sobre informações pessoais, financeiras, patrimoniais e empresariais.
Rotinas Financeiras e Contábeis
Controlar e acompanhar contas a pagar, vencimentos, pagamentos e pendências;
Acompanhar reembolsos, rendimentos e despesas, mantendo documentos e comprovantes organizados;
Realizar a emissão e o controle de notas fiscais e recibos;
Validar e acompanhar impostos junto à contabilidade, conferindo valores, vencimentos e documentos;
Acompanhar fechamentos contábeis, reunindo documentos, controlando pendências e realizando follow-up.
Contratos, Patrimônio e Relacionamentos
Gerenciar contratos de aluguel, vencimentos, reajustes e documentos relacionados;
Acompanhar contas de consumo e sua correta vinculação à empresa ou ao imóvel correspondente;
Controlar veículos, documentação, licenciamento, seguros, manutenção e vencimentos;
Realizar interface com contabilidade, bancos, fornecedores, prestadores de serviços, imobiliárias, concessionárias e demais parceiros;
Acompanhar processos e demandas com diferentes áreas e parceiros, garantindo retorno e cumprimento dos prazos.
Requisitos
Ensino superior completo em Secretariado Executivo, Administração, Gestão Empresarial ou áreas correlatas;
Experiência mínima de 3 anos em secretariado executivo, assessoria à Diretoria ou funções administrativas de alta complexidade;
Conhecimento em Pacote Office, com Excel em nível intermediário/avançado;
Inglês intermediário/avançado;
Excelente comunicação e postura profissional;
Organização, planejamento, discrição e atenção aos detalhes;
Senso de prioridade, autonomia e capacidade de lidar com múltiplas demandas;
Capacidade de negociação e resolução de problemas.
Diferenciais
Experiência em suporte direto à alta liderança;
Vivência com rotinas administrativas, financeiras e contábeis;
Experiência com acompanhamento de contratos, impostos e obrigações relacionadas a patrimônio e veículos;
Visão sistêmica e capacidade de antecipação de demandas.
Horário de Trabalho
Segunda a quinta-feira: 08h às 18h
Sexta-feira: 08h às 17h
Benefícios
Vale Alimentação: R$ 40,00 por dia;
Vale Transporte;
Vale Combustível;
Convênio Médico;
Convênio Odontológico;
Auxílio Creche;
Seguro de Vida;
Programa de Saúde e Bem-Estar;
Café da manhã e café da tarde. Benefícios: -. Vale Refeição no valor de R$ 40,00/dia -. Vale Transporte -. Day Off no aniversário -. Café da manhã | tarde -. Gympass -. Auxilio Creche -. Plano Odontológico -. Plano Médico -. Seguro de Vida -. Convênio com o Sesc -. Kit maternidade