Secretária Executiva Bilíngue

Principais Responsabilidades • Mapear, documentar e promover a melhoria contínua dos processos administrativos e relacionados ao escritório. • Prestar suporte administrativo e coordenar viagens para toda a equipe, incluindo reservas, elaboração de itinerários e documentação relacionada a despesas. • Gerenciar materiais de escritório, garantindo níveis adequados de estoque e reposição em tempo hábil. • Atender chamadas recebidas no escritório e direcionar solicitações de forma profissional para os contatos apropriados. • Coordenar correspondências, serviços de courier e remessas de entrada e saída. • Manter e atualizar bancos de dados internos, incluindo registros em CRM, garantindo a precisão e integridade das informações. • Monitorar e reportar indicadores de desempenho pós-venda (KPIs) e apoiar a elaboração de análises relacionadas. • Dar suporte ao processo de faturamento, preparando, revisando e coordenando a documentação necessária. • Acompanhar contas a receber vencidas e contas a pagar, realizando follow-up interno e com partes externas quando necessário. • Apoiar atividades de marketing, incluindo revisão de textos, traduções e preparação de materiais de comunicação. • Auxiliar no planejamento e coordenação de feiras de negócios, eventos para clientes e eventos internos. • Apoiar a preparação e manutenção de previsões de vendas e de produtos. Requisitos • Formação técnica, aprendizagem profissional concluída, graduação universitária ou qualificação equivalente em Administração, Gestão de Escritórios ou áreas correlatas. • Experiência comprovada em back office, administração de escritórios, suporte a vendas ou função administrativa similar. • Fluência em português e inglês , tanto escrita quanto falada, com capacidade de comunicação profissional com clientes, colegas de diferentes entidades da Wagner e prestadores de serviço externos. Espanhol será considerado um diferencial. • Domínio das ferramentas de escritório, especialmente Microsoft Office ; experiência com sistemas CRM e ERP será considerada um diferencial.