Descrição da vaga
Missão do Cargo
Assegurar organização, fluidez e eficiência na rotina da alta liderança, por meio da gestão estruturada de agendas, reuniões, documentos e demandas administrativas. Atuar como suporte direto ao CEO e à diretoria, garantindo confidencialidade, agilidade na comunicação e excelência no atendimento às necessidades executivas, contribuindo para a organização dos processos e para a eficácia das decisões estratégicas da companhia.
Responsabilidades
• Gerenciar e organizar a agenda executiva do CEO e da alta liderança, realizando agendamentos, remarcações e priorização de compromissos internos e externos;
• Organizar e apoiar a realização de reuniões executivas, incluindo reserva de salas, convocação de participantes, preparação de materiais e suporte logístico;
• Elaborar atas de reuniões e registrar os principais pontos discutidos, encaminhando informações e acompanhando os desdobramentos quando necessário;
• Apoiar na organização de pautas e materiais para reuniões da diretoria, conselho e comitês, garantindo que os conteúdos estejam disponíveis dentro dos prazos estabelecidos;
• Preparar apresentações e documentos executivos, organizando informações estratégicas para suporte às reuniões e decisões da liderança;
• Controlar o fluxo de documentos, contratos e comunicações que necessitem validação ou assinatura da alta gestão, garantindo organização e agilidade nos processos;
• Prestar suporte administrativo direto ao CEO e diretoria, auxiliando na organização de demandas, compromissos e atividades do dia a dia;
• Realizar a gestão logística de viagens corporativas, incluindo cotação e reserva de passagens, hospedagens, deslocamentos e organização de agendas externas;
• Apoiar na organização de eventos corporativos, reuniões externas e compromissos institucionais da liderança;
• Atuar como ponto de apoio na comunicação entre a liderança e áreas internas, garantindo organização no fluxo de informações;
• Manter organização e confidencialidade de informações sensíveis relacionadas à alta gestão e à companhia
Requisitos
• Ensino superior completo ou em andamento em Administração, Secretariado Executivo, Gestão Empresarial ou áreas correlatas;
• Experiência prévia em funções administrativas, secretariado executivo ou suporte à alta liderança;
• Experiência na organização de agendas executivas, reuniões e compromissos corporativos;
• Boa comunicação verbal e escrita;
• Capacidade de organização, discrição e gestão de informações confidenciais