Descrição da vaga
SECRETARIA EXECUTIVA - Controlar a agenda de compromissos dos motoristas administrativos, seguindo os padrões da empresa. Realizar atividades inerentes a sua área de atuação, como: distribuir correspondências, manter organizado o arquivo de documentação e garantir o suprimento de materiais de expediente. Solucionar questões das mais variadas naturezas, recepcionando pessoas e documentos, triando os assuntos envolvidos, certificando-se da prioridade, implementando decisões e soluções dentro de sua área de responsabilidade e autonomia. Controlar a agenda das salas de reuniões e preparar equipamentos necessários, bebidas e suprimentos, de acordo com as solicitações, colaborando para a realização das reuniões. Fazer a reserva de passagens, hotéis e locação de veículos dos cargos destinados a presidente e vice-presidentes da empresa para destinos nacionais e internacionais, através da plataforma de gestão de viagens corporativas, e/ou se necessário contatando agências de viagem e diretamente os fornecedores, fazendo a cotação de preços e conferências dos processos. Fazer a reserva de passagens, hotéis e locação de veículos para os prestadores de serviços terceiros, quando destinados sobre responsabilidade contratual da INPASA. Fazer a reserva de passagens, hotéis e locação de veículos para as novas admissões/transferências solicitadas pelo setor de RH conforme política de viagens da empresa. Acompanhar as demandas das solicitações de viagens, juntamente à plataforma de gestão de viagens corporativas, com suporte a todas as áreas. Gerir os relatórios realizados, visando garantir o cumprimento da política. Acompanhar todas as demandas dos apartamentos funcionais, coordenando a limpeza e reposição de itens de suprimentos. Responsável pela fiscalização das atividades da equipe de limpeza. Realizar compras de suprimentos para abastecimento da copa do setor administrativo e demais setores da unidade. Executar outras tarefas correlatas ao setor, conforme solicitação do superior imediato. Executar as atividades da função respeitando todas as normas e procedimentos de segurança, saúde e meio ambiente do trabalho, estabelecidos pela organização, bem como, utilizar constantemente todos os EPIs de uso obrigatório no desenvolvimento das atividades do cargo e do setor. Tendo a responsabilidade de informar ao seu superior imediato qualquer atividade que apresente risco à sua saúde ou dos demais colegas de trabalho. Main responsibilitiesResponsável por prestar suporte em atividades administrativas a superiores do nível gerencial, supervisão ou coordenação. Realiza a recepção e efetuação de ligações telefônicas, anota e transmite recados, recepciona visitantes, triando os assuntos e solucionando ou encaminhando-os aos superiores, garantindo o cumprimento das normas e rotinas da organização. Requirements and skillsCURSO TÉCNICO #J-18808-Ljbffr