Descrição da vaga
Secretária Executiva
Local: Natal
Salário: R$ 4.000,00
Benefícios: Plano de Saúde (Subsidiado Parcialmente) + Plano Odontológico + Seguro de Vida + Vale Alimentação (R$ 525,00/Mês) + Vale Transporte ou Auxílio Combustível + GymPass
Requisitos Básicos
• Graduando em Administração ou áreas afins;
• Experiência como Secretária Executiva;
• Experiência com controle de despesas e orçamento simples;
• Experiência com agendamento de reuniões, viagens e compromissos;
• Experiência com controle de documentos e com elaboração de comunicações e materiais (redação de atas, relatórios, atas de reunião, apresentações executivas e apresentações em PowerPoint/alternativas);
• Experiência com gestão de agenda de atividades e com suporte à gestão de viagens fazendo o planejamento de roteiros, reserva de passagens e hotéis e envio de relatórios de despesas;
• Conhecimentos em Pacote Office, Canva e Software de Gestão. Disponibilidade para participar de viagens, treinamentos, reuniões, congressos etc;
• Disponibilidade para viagens;
• Possuir CNH B;
• Veículo próprio (carro ou moto);
• Ter flexibilidade de horários;
• Proatividade, organização, iniciativa, comprometimento com o que se propõe a fazer, pontualidade, foco nos resultados, habilidades de comunicação, sigilo com informações, capacidade analítica, inteligência emocional, liderança e resiliência.
• Necessária flexibilidade de horário.
Atividades
• Responsável pelo agendamento de reuniões, viagens e compromissos pessoais, empresariais e médicos (verificando as prioridades e readequação de horários quando necessário); triagem de chamadas, atendimento a visitantes, encaminhamento de demandas aos setores competentes, participação de reuniões entre equipes multiprofissionais, visitas de pacientes/famílias e viagens institucionais; coordenação de correspondência e documentação (recebimento, organização, envio de e-mails, cartas); controle de documentos confidenciais; apoio na elaboração de comunicações e materiais (redação de atas, relatórios, atas de reunião, apresentações executivas e apresentações em PowerPoint/alternativas); gestão de agenda de atividades administrativas (controle de prazos, lembretes, fluxos de aprovação e compliance básico); suporte à gestão de viagens fazendo o planejamento de roteiros, reserva de passagens e hotéis, e envio de relatórios de despesas; acompanhar nas viagens, treinamentos, reuniões, congressos etc; controle de despesas e orçamento simples (lançamento de despesas, prestação de contas e acompanhamento de custos do departamento e pessoais); organização de eventos internos (preparação de reuniões, treinamentos, palestras e eventos corporativos); gestão de banco de dados e arquivos (manutenção de cadastros, arquivamento físico e digital, classificação e recuperação de informações) ; suporte administrativo ao time executivo (coordenação entre departamentos, preparação de briefings, revisão de agendas e priorização de demandas); atuação com confidencialidade e ética; controle de indicadores e relatórios; administração de contratos e compras simples (apoio em compras pessoais e corporativas, elaboração de solicitações de cotação e acompanhamento de entregas); dentre outras atividades.
Jornada de trabalho: Segunda a Sexta Feira das 08:00 as 17:00 e Sábado das 08:00 as 12:00.