Secretária Executiva

Assessorar a diretoria e/ou gestão, organizando agendas, informações e rotinas administrativas, garantindo eficiência na comunicação, no fluxo de documentos e no apoio às decisões estratégicas. • Conhecer e manter registo da estrutura organizacional do órgão/entidade; • Assessorar a equipe executiva do órgão/entidade no desempenho de suas tarefas administrativas, reuniões e cerimoniais; • Atuar juntamente com o Técnico em Secretariado e a equipe de apoio administrativo na execução das atividades; • Operar microcomputador, programas e sistemas internos; • Efetuar ligações, receber e transmitir recados; • Zelar pelos equipamentos e materiais utilizados no Serviço; • Orientar na avaliação e na seleção de correspondência para fins de encaminhamento; • Elaborar documentos oficiais; • Controlar correspondências físicas e eletrônicas; • Organizar eventos e viagens; • Arquivar documentos digitais assim como encaminhar aqueles físicos para arquivo; • Digitalizar/copiar documentos da instituição; • Atender pessoas (público externo e interno); • Acompanhar suprimentos da área de atuação; • Controlar agenda de apoio ao trabalho da respectiva chefia; • Transcrever ditados, discursos, conferências, palestras, etc.; • Apoiar na organização de eventos atuando juntamente com a Assessoria de Comunicação; • Enviar para publicação, acompanhar, monitorar e controlar a publicação dos boletins de serviço; • Redigir as atas das reuniões de colegiado.