Descrição da vaga
Assegurar o funcionamento organizado, eficiente e integrado das rotinas administrativas e de Facilities do escritório, atuando de forma próxima às sócias, equipes e diferentes unidades. Será uma profissional presente, proativa e com autonomia para identificar necessidades, antecipar demandas e contribuir para a qualidade do ambiente, dos serviços e da imagem institucional do escritório.Principais responsabilidades
Realizar a interface entre as unidades de São Paulo, Brasília e Curitiba, garantindo fluidez na comunicação e acompanhamento das demandas administrativas.
Atuar em interface com as áreas de Comunicação e Marketing, apoiando demandas institucionais e ações internas.
Apoiar as sócias e equipes na organização e preparação de reuniões, acompanhando demandas e providências necessárias.
Fazer a gestão e o acompanhamento de fornecedores, contratos, compras, materiais e estoque.
Acompanhar serviços relacionados a Facilities, incluindo recepção, copa, limpeza, manutenção, infraestrutura e demais fornecedores internos.
Apoiar a organização e o acompanhamento de eventos, encontros, treinamentos e ações institucionais.
Apoiar as rotinas administrativas relacionadas à Gestão de Pessoas, incluindo benefícios, férias, admissões, controle de ponto, desligamentos, licenças e informações correlatas.
Manter interface com a OAB e acompanhar demandas administrativas e institucionais relacionadas ao escritório.
Controlar documentos, planilhas, contratos, prazos, pendências e informações administrativas.
Zelar pela imagem e apresentação do escritório, percebendo necessidades do ambiente e tomando iniciativa para que os espaços e serviços estejam sempre adequados ao padrão esperado.
Atuar com discrição e confidencialidade no tratamento de informações, documentos e assuntos internos.Perfil e experiência desejados:
Desejável experiência prévia em escritório de advocacia ou em ambientes institucionais com dinâmica semelhante.
Também poderão ser considerados profissionais provenientes de fundações, instituições de ensino, hospitais ou organizações estruturadas do terceiro setor, desde que tenham experiência consistente em rotinas administrativas, Facilities e relacionamento com diferentes públicos.
É importante ter proatividade, iniciativa, visão do todo, capacidade de antecipar necessidades e espírito colaborativo.
A profissional deverá saber lidar com diferentes perfis e com a diversidade, demonstrando maturidade, empatia, discrição e excelente relacionamento interpessoal.
Será especialmente valorizada uma pessoa que tenha identificação genuína com o terceiro setor e com ambientes orientados por propósito, que seja presente no dia a dia e tenha percepção apurada sobre a imagem, organização e funcionamento do escritório.
Conhecimentos de inglês e/ou espanhol serão considerados diferenciais
Experiência em rotinas administrativas e suporte a sócios ou diretoria
Vivência em Facilities, fornecedores, compras e controles
Domínio de Excel, Outlook e Teams
Conhecimento de D4Sign, M-Files e CPJ será valorizado