Secretária

Missão do cargo Garantir o funcionamento organizado da recepção e das rotinas administrativas da clínica odontológica, proporcionando uma experiência acolhedora, segura e eficiente ao paciente, mantendo a agenda produtiva, assegurando a qualidade das informações e contribuindo para o acompanhamento comercial e os resultados operacionais da clínica. 3. Principais responsabilidades 3.1. Atendimento e experiência do paciente • Recepcionar pacientes presencialmente, por telefone e pelos canais digitais. • Realizar atendimento cordial, humanizado e profissional. • Identificar a necessidade do contato e direcionar cada solicitação ao responsável adequado. • Orientar sobre horários, localização, documentos e procedimentos administrativos da clínica. • Administrar reclamações iniciais com respeito, registrando e encaminhando as situações que exigem intervenção da gestão. • Preservar a privacidade, a confidencialidade e o conforto do paciente. 3.2. Gestão da agenda odontológica • Realizar agendamentos, confirmações, remarcações e cancelamentos. • Executar a rotina de confirmação conforme o protocolo da clínica. • Identificar horários vagos, cancelamentos e oportunidades de preenchimento da agenda. • Manter comunicação com dentistas e equipe de apoio para evitar conflitos de horários. • Monitorar atrasos, faltas e pacientes que não compareceram. • Acionar a lista de pacientes que aguardam antecipação de consultas, quando aplicável. • Registrar os motivos de faltas e cancelamentos para análise gerencial. 3.3. Acompanhamento comercial e relacionamento • Registrar contatos recebidos e oportunidades de agendamento. • Realizar follow-up de pacientes que solicitaram informações e ainda não agendaram. • Acompanhar, conforme orientação e roteiro aprovado, os orçamentos apresentados e ainda não aceitos. • Retomar contato com pacientes inativos, respeitando as autorizações, preferências e políticas de comunicação da clínica. • Identificar pacientes que precisam de retorno e encaminhá-los à equipe responsável. • Registrar cada contato, sua situação e o próximo passo no sistema ou CRM. • Encaminhar dúvidas clínicas e questionamentos sobre tratamentos, valores negociados ou condições excepcionais ao profissional autorizado. 3.4. Rotinas administrativas e organização • Atualizar cadastros e informações administrativas dos pacientes. • Organizar documentos, fichas, autorizações e registros conforme os procedimentos internos. • Preparar a recepção para o início e o encerramento das atividades. • Controlar pendências administrativas e acompanhar sua resolução. • Apoiar a organização dos prontuários, sem alterar registros clínicos por conta própria. • Preencher controles, planilhas e relatórios solicitados pela gestão. • Cumprir os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) e comunicar falhas nos processos. Pagamento: R$2.100,00 - R$2.101,00 por mês Benefícios: • Vale-alimentação • Vale-transporte Local do trabalho: Presencial