Descrição da vaga
Principais responsabilidades: - Realizar atendimento presencial, telefônico e por videoconferência, garantindo cordialidade, agilidade e postura profissional; - Recepcionar, identificar e direcionar clientes, investidores, parceiros, fornecedores, executivos e demais visitantes; - Prestar suporte à Diretoria, Presidência, Conselho e demais lideranças, conforme as necessidades da rotina executiva; - Gerenciar agendas, compromissos e reuniões, apoiando a organização e compatibilização de horários; - Organizar reuniões presenciais e virtuais, incluindo reserva e preparação de salas, equipamentos, materiais e suporte aos participantes; - Apoiar a organização de eventos corporativos, reuniões executivas, visitas institucionais e encontros com clientes e parceiros; - Receber, controlar e direcionar correspondências, documentos e demais materiais destinados à empresa; - Manter absoluto sigilo e confidencialidade sobre documentos, informações estratégicas e assuntos relacionados à empresa e à Alta Administração; - Apoiar as demandas administrativas relacionadas à rotina do escritório; - Apoiar as áreas de Facilities e Suprimentos nas necessidades operacionais da unidade; - Acompanhar a organização e apresentação dos ambientes de recepção, salas de reunião e espaços de atendimento; - Identificar necessidades da unidade, direcionando-as às áreas responsáveis e acompanhando sua resolução quando necessário; - Garantir o cumprimento dos padrões e procedimentos internos relacionados à recepção e ao funcionamento do escritório; - Contribuir para que a experiência de clientes e visitantes esteja alinhada ao posicionamento e à imagem institucional da Ceres. Requisitos: - Ensino superior completo ou em andamento em Administração, Secretariado Executivo, Hotelaria, Relações Públicas ou áreas correlatas; - Experiência de 2 a 3 anos como Recepcionista Executiva, Secretária Executiva, Assistente Executiva ou em posições similares; - Vivência com atendimento e suporte à Alta Administração, incluindo Diretoria, Presidência ou Conselho; - Experiência com gestão de agendas, organização de reuniões, recepção executiva e eventos corporativos; - Vivência em empresas de médio ou grande porte e/ou ambientes corporativos de perfil executivo. Conhecimentos técnicos - Pacote Microsoft Office, especialmente Word, Excel, PowerPoint e Outlook; - Gestão de agendas e organização de reuniões; - Etiqueta corporativa e protocolo executivo; - Comunicação e redação empresarial; - Organização de eventos corporativos; - Rotinas administrativas; - Noções de Facilities e gestão de fornecedores; - Ferramentas de videoconferência e comunicação corporativa. Competências comportamentais: - Excelente comunicação verbal e escrita; - Postura profissional, cordialidade e discrição; - Organização e atenção aos detalhes; - Agilidade e capacidade de priorização; - Inteligência emocional e equilíbrio em situações de pressão; - Proatividade e senso de responsabilidade; - Capacidade de lidar com informações confidenciais e sensíveis; - Bom relacionamento interpessoal; - Capacidade de antecipar necessidades e solucionar demandas; - Flexibilidade para lidar com diferentes públicos e situações; - Forte orientação para atendimento e experiência do cliente. Perfil profissional Por atuar diretamente na recepção e no relacionamento com clientes, investidores, parceiros, fornecedores e Alta Administração, buscamos uma profissional com postura executiva, comunicação adequada e apresentação compatível com um ambiente corporativo. Esperamos uma profissional que demonstre: - Apresentação pessoal organizada e alinhada ao ambiente corporativo; - Postura acolhedora, cordial, segura e profissional; - Comunicação clara, educada e adequada aos diferentes públicos; - Discrição, bom senso e confidencialidade; - Conduta alinhada aos valores e à imagem institucional da Ceres; - Atenção aos detalhes e preocupação genuína com a experiência de quem chega à empresa. Diferenciais: - Experiência em instituições financeiras, mercado de investimentos, agronegócio ou empresas com atendimento a público executivo; - Experiência com atendimento a investidores, empresários e Alta Administração; - Conhecimento de inglês; - Experiência na organização de eventos e reuniões executivas; - Vivência com Facilities e gestão de fornecedores.