Descrição da vaga
Principais responsabilidades: Realizar atendimento presencial, telefônico e por videoconferência, garantindo cordialidade, agilidade e postura profissional; Recepcionar, identificar e direcionar clientes, investidores, parceiros, fornecedores, executivos e demais visitantes; Prestar suporte à Diretoria, Presidência, Conselho e demais lideranças, conforme as necessidades da rotina executiva; Gerenciar agendas, compromissos e reuniões, apoiando a organização e compatibilização de horários; Organizar reuniões presenciais e virtuais, incluindo reserva e preparação de salas, equipamentos, materiais e suporte aos participantes; Apoiar a organização de eventos corporativos, reuniões executivas, visitas institucionais e encontros com clientes e parceiros; Receber, controlar e direcionar correspondências, documentos e demais materiais destinados à empresa; Manter absoluto sigilo e confidencialidade sobre documentos, informações estratégicas e assuntos relacionados à empresa e à Alta Administração; Apoiar as demandas administrativas relacionadas à rotina do escritório; Apoiar as áreas de Facilities e Suprimentos nas necessidades operacionais da unidade; Acompanhar a organização e apresentação dos ambientes de recepção, salas de reunião e espaços de atendimento; Identificar necessidades da unidade, direcionando-as às áreas responsáveis e acompanhando sua resolução quando necessário; Garantir o cumprimento dos padrões e procedimentos internos relacionados à recepção e ao funcionamento do escritório; Contribuir para que a experiência de clientes e visitantes esteja alinhada ao posicionamento e à imagem institucional da Ceres. Requisitos: Ensino superior completo ou em andamento em Administração, Secretariado Executivo, Hotelaria, Relações Públicas ou áreas correlatas; Experiência de 2 a 3 anos como Recepcionista Executiva, Secretária Executiva, Assistente Executiva ou em posições similares; Vivência com atendimento e suporte à Alta Administração, incluindo Diretoria, Presidência ou Conselho; Experiência com gestão de agendas, organização de reuniões, recepção executiva e eventos corporativos; Vivência em empresas de médio ou grande porte e/ou ambientes corporativos de perfil executivo. Conhecimentos técnicos Pacote Microsoft Office, especialmente Word, Excel, PowerPoint e Outlook; Gestão de agendas e organização de reuniões; Etiqueta corporativa e protocolo executivo; Comunicação e redação empresarial; Organização de eventos corporativos; Rotinas administrativas; Noções de Facilities e gestão de fornecedores; Ferramentas de videoconferência e comunicação corporativa. Competências comportamentais: Excelente comunicação verbal e escrita; Postura profissional, cordialidade e discrição; Organização e atenção aos detalhes; Agilidade e capacidade de priorização; Inteligência emocional e equilíbrio em situações de pressão; Proatividade e senso de responsabilidade; Capacidade de lidar com informações confidenciais e sensíveis; Bom relacionamento interpessoal; Capacidade de antecipar necessidades e solucionar demandas; Flexibilidade para lidar com diferentes públicos e situações; Forte orientação para atendimento e experiência do cliente. Perfil profissional Por atuar diretamente na recepção e no relacionamento com clientes, investidores, parceiros, fornecedores e Alta Administração, buscamos uma profissional com postura executiva, comunicação adequada e apresentação compatível com um ambiente corporativo. Esperamos uma profissional que demonstre: Apresentação pessoal organizada e alinhada ao ambiente corporativo; Postura acolhedora, cordial, segura e profissional; Comunicação clara, educada e adequada aos diferentes públicos; Discrição, bom senso e confidencialidade; Conduta alinhada aos valores e à imagem institucional da Ceres; Atenção aos detalhes e preocupação genuína com a experiência de quem chega à empresa. Diferenciais: Experiência em instituições financeiras, mercado de investimentos, agronegócio ou empresas com atendimento a público executivo; Experiência com atendimento a investidores, empresários e Alta Administração; Conhecimento de inglês; Experiência na organização de eventos e reuniões executivas; Vivência com Facilities e gestão de fornecedores.