Descrição da vaga
Objetivo da posição
Organizar a rotina dos executivos, assegurando o bom andamento de agendas, reuniões, viagens e demandas administrativas, com discrição, agilidade e atenção aos detalhes. A posição também será responsável pela gestão da rotina da recepção e pela cobertura da profissional responsável quando necessário.
Principais responsabilidades
Organizar agendas, compromissos, reuniões e viagens dos executivos, antecipando necessidades e administrando prioridades e conflitos de horários.
Preparar pautas, registrar atas e acompanhar os encaminhamentos das reuniões.
Elaborar, revisar e formatar apresentações executivas em PowerPoint e ferramentas similares, transformando informações em materiais claros, objetivos e visualmente bem organizados.
Apoiar a organização de viagens nacionais e internacionais, incluindo reservas, itinerários e contato com prestadores de serviços.
Apoiar comunicações e demandas internacionais, utilizando inglês para interações e tratativas conforme a necessidade.
Organizar documentos, correspondências e informações confidenciais, observando as políticas internas de segurança da informação e proteção de dados.
Realizar a interface com equipes internas, clientes, fornecedores e demais interlocutores dos executivos.
Gerir a rotina da recepção, organizando fluxos de atendimento e alinhando prioridades com a profissional responsável.
Realizar a cobertura da recepção em ausências e intervalos, garantindo a continuidade e a qualidade do atendimento.
Apoiar as atividades administrativas relacionadas à rotina executiva e acompanhar pendências até sua conclusão.
Requisitos
Experiência em assistência executiva, secretariado de diretoria ou função semelhante.
Domínio de PowerPoint e facilidade para elaborar apresentações com boa organização de conteúdo e cuidado visual.
Familiaridade com ferramentas de agenda, videoconferência, documentos e planilhas.
Boa comunicação oral e escrita.
Organização, discrição, atenção aos detalhes e capacidade de administrar demandas simultâneas.
Proatividade para antecipar necessidades e autonomia para resolver questões da rotina dentro dos limites acordados.
Diferenciais
Inglês com aplicação prática: capacidade de trocar e-mails, conversar com prestadores de serviços e apoiar a organização de viagens e outras demandas internacionais. Terá peso relevante na seleção.
Conhecimentos de marketing e comunicação, especialmente aplicados à preparação de apresentações e materiais executivos.
Familiaridade com Canva e outras ferramentas de criação visual.
Experiência com organização ou supervisão de recepção.
Escolaridade Mínima: Ensino Superior
Idiomas:
Inglês (Avançado)
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