Descrição da vaga
Objetivo do Cargo O principal objetivo desta posição é coordenar e supervisionar as atividades do escritório de São Paulo, garantindo seu adequado funcionamento. Além disso, será responsável pela gestão de processos administrativos, incluindo controle de estoque de materiais e suprimentos, cotações, orçamentos, relacionamento com fornecedores e acompanhamento de serviços de manutenção e adequações das instalações. Responsabilidades Coordenar a recepção de novos colaboradores, garantindo um processo de integração completo e eficiente, oferecendo o suporte necessário durante o onboarding. Informar e apoiar os colaboradores em assuntos relevantes, como atualizações da infraestrutura, ausências programadas e solicitações de acesso às instalações e estacionamentos do edifício. Divulgar comunicados e informações entre a administração do prédio e os colaboradores, assegurando o devido acompanhamento. Controlar o uso adequado dos crachás de acesso ao escritório e reportar à área de People Experience ocorrências relacionadas ao uso inadequado das instalações. Criar, implementar e gerenciar políticas e procedimentos internos relacionados ao escritório, como solicitações de viagens, processos de cotação e reembolsos. Manter o registro digital e o acompanhamento dos contratos de fornecedores e clientes, garantindo que estejam atualizados conforme os requisitos da área Financeira. Realizar o acompanhamento anual da documentação legal de clientes e fornecedores, assegurando a vigência dos contratos. Gerenciar as reservas de salas de reunião, auditório, escritórios e demais espaços solicitados pelos colaboradores. Solicitar cotações e realizar reservas relacionadas a viagens corporativas, mediante aprovação da área Financeira, considerando no mínimo três fornecedores. Controlar o estoque de materiais de escritório, itens de copa e produtos de limpeza, garantindo os processos de cotação, compra e reposição. Elaborar comunicados aos colaboradores refor