Assistente Administrativo(a) & Facilities

Oportunidade para Assistente Administrativo(a) & Facilities atuar presencialmente em Caxias do Sul (RS), em uma empresa de tecnologia e inovação com 25 anos de mercado, processos bem estruturados e uso intenso de ferramentas digitais. Quais serão as responsabilidades dessa pessoa: • Gerenciar os fornecedores terceirizados de limpeza e manutenção: abrir chamados e acompanhar qualidade e prazos • Cuidar do controle de acesso (digital, tags, chaves e alarme) e da organização das salas • Realizar compras de copa, escritório e suprimentos: cotações, pedidos de compra, controle de estoque e envio de notas fiscais ao Contas a Pagar • Organizar de ponta a ponta as viagens corporativas do time, junto à agência: cotações, reservas, vouchers, orientações de reembolso e notas fiscais • Executar as rotinas operacionais de Departamento Pessoal: ponto eletrônico, atestados, lançamento de férias e documentação de admissão e desligamento • Preparar a chegada de novos colaboradores (kit, crachá e acessos) e bloquear os acessos de desligados • Enviar documentos à contabilidade, acompanhar prazos e controlar os contratos com fornecedores • Cadastrar a empresa como fornecedora nos portais de clientes • Administrar operacionalmente o Notion, o SharePoint e as plataformas internas • Atualizar diariamente os indicadores da empresa e fazer os ajustes solicitados no CRM Hard Skills para concorrer a essa oportunidade: • Experiência em rotinas administrativas • Compras, cotações e relacionamento com fornecedores • Controle de documentos, notas fiscais e prazos • Facilidade com ferramentas digitais: planilhas, Pacote Office ou Google Workspace, Notion e ferramentas de IA Diferenciais: • Experiência com facilities ou gestão de serviços terceirizados • Experiência com rotinas de Departamento Pessoal (ponto, férias, admissão e desligamento) • Experiência com organização de viagens corporativas • Conhecimento em Notion, SharePoint ou CRM Soft Skills para concorrer a essa oportunidade: • Organização, método e atenção a detalhes • Fazer follow-up até a demanda estar realmente encerrada • Saber priorizar e se reorganizar quando surgem urgências • Comunicação cordial e clara com o time, as lideranças e os fornecedores • Discrição no trato de informações de pessoas e da empresa • Gostar de rotina bem executada e de lidar com muitas demandas ao mesmo tempo