Assistente administrativo

Vaga: Assistente Administrativo - Recepção Descrição da Vaga: Estamos em busca de um(a) Assistente Administrativo para atuar na área de Serviço de Recepção, prestando suporte a pais, pacientes e profissionais, além de auxiliar nas rotinas administrativas e operacionais da clínica com atendimentos via WhatsApp e telefone. Buscamos uma pessoa organizada, comunicativa, proativa e comprometida com a qualidade do atendimento, que tenha facilidade para lidar com diferentes demandas, trabalhar em equipe e contribuir para o bom funcionamento dos setores. Principais responsabilidades • Realizar atendimento presencial a pais, pacientes e profissionais, garantindo cordialidade, organização e qualidade no atendimento. • Solicitar guias junto aos convênios, garantindo o correto envio das informações. • Conferir e organizar guias de atendimento. • Atender e responder às solicitações recebidas pelos canais digitais da clínica, como WhatsApp e telefone. • Registrar, acompanhar e direcionar dúvidas, reclamações e solicitações aos setores responsáveis. • Prestar informações sobre procedimentos administrativos e orientar o público conforme os fluxos internos estabelecidos. • Manter a organização da recepção e contribuir para um fluxo de atendimento eficiente. • Acompanhar pendências de autorizações e documentações, realizando as tratativas necessárias com os convênios. • Efetuar a liberação de pacientes no sistema, conforme os procedimentos internos. • Auxiliar no remanejamento de agendas e no encaminhamento de demandas relacionadas aos atendimentos. • Atualizar planilhas, controles internos e registros administrativos. • Organizar e arquivar documentos físicos e digitais, garantindo a atualização das informações. • Comunicar inconsistências e pendências aos responsáveis, contribuindo para a continuidade das operações. Requisitos obrigatórios • Ensino médio completo. • Experiência com atendimento ao público. • Conhecimentos básicos de informática, incluindo uso de sistemas, e-mail e ferramentas digitais. • Conhecimento básico em Excel e Word. • Boa comunicação verbal e escrita. Competências comportamentais: • Organização e atenção aos detalhes. • Cordialidade, empatia e postura profissional. • Proatividade e senso de responsabilidade. • Agilidade para lidar com demandas simultâneas e estabelecer prioridades. • Paciência e equilíbrio emocional em situações de pressão ou insatisfação. • Capacidade de ouvir, compreender e direcionar as solicitações dos clientes. • Facilidade para trabalhar em equipe e seguir processos e orientações. • Comprometimento com prazos, qualidade e continuidade do atendimento. Diferenciais desejáveis • Experiência anterior em recepção, SAC, atendimento por WhatsApp ou central de atendimento. • Vivência em clínicas, hospitais ou serviços de saúde. • Conhecimento de rotinas administrativas relacionadas a convênios médicos, guias e autorizações. • Experiência com sistemas de gestão, prontuários ou plataformas de atendimento. • Cursos de atendimento ao cliente, comunicação ou rotinas administrativas.