Descrição da vaga
O(a) Analista Administrativo é responsável por executar e acompanhar as rotinas administrativas do setor de compras, desde o recebimento das solicitações internas e a realização de cotações até a emissão e o acompanhamento dos pedidos. Atua no contato com fornecedores, na conferência administrativa de notas fiscais e documentos de compra, na atualização dos controles e na comunicação entre as unidades de Caruaru e Toritama. Sua missão é assegurar que as aquisições ocorram com organização, precisão, rastreabilidade e cumprimento dos prazos e condições aprovadas, contribuindo para o abastecimento adequado da operação e para a integração entre compras, estoque, recebimento, financeiro e gestão.
Solicitações e Planejamento de Compras
• Receber, organizar e verificar as solicitações internas de compra, confirmando descrição, código, quantidade, prazo, unidade solicitante e aprovações necessárias;
• Consolidar as necessidades das unidades de Caruaru e Toritama, evitando duplicidades e contribuindo para o planejamento das aquisições;
• Manter controle das solicitações abertas, prioridades, responsáveis e prazos previstos.
Cotações e Relacionamento com Fornecedores
• Solicitar e acompanhar cotações junto aos fornecedores, buscando informações completas sobre preços, prazos, fretes, condições de pagamento e disponibilidade;
• Elaborar mapas comparativos e apresentar as alternativas à gestão responsável para análise e aprovação;
• Manter dados cadastrais, contatos, condições comerciais e documentos dos fornecedores atualizados;
• Atender fornecedores com clareza e profissionalismo, acompanhando retornos e formalizando os acordos aprovados.
Pedidos e Acompanhamento das Entregas
• Emitir e encaminhar pedidos de compra após a devida aprovação, conferindo todas as informações antes do envio;
• Acompanhar a confirmação dos pedidos, os prazos de entrega e eventuais alterações comunicadas pelos fornecedores;
• Informar às áreas envolvidas sobre o andamento das compras, atrasos, entregas parciais ou outras ocorrências relevantes;
• Apoiar a resolução de divergências de quantidade, produto, preço, prazo ou condição comercial.
Notas Fiscais e Controle Documental
• Realizar a conferência administrativa das notas fiscais em comparação com o pedido de compra e as informações de recebimento;
• Identificar divergências de dados, produtos, quantidades ou valores e encaminhá-las ao fornecedor e aos setores responsáveis para correção;
• Organizar notas fiscais, pedidos, cotações, comprovantes, contratos e demais documentos físicos e digitais do processo;
• Encaminhar a documentação ao financeiro, à contabilidade ou ao setor fiscal dentro dos prazos definidos, sem assumir a validação tributária técnica.
Controles, Integração e Melhoria dos Processos
• Atualizar sistemas, planilhas e relatórios de compras, garantindo informações confiáveis e rastreáveis;
• Acompanhar pedidos pendentes, prazos, ocorrências e desempenho dos fornecedores, reportando situações críticas à gestão;
• Realizar deslocamentos entre Caruaru e Toritama sempre que necessário para apoiar a operação, conferir documentos e alinhar demandas;
• Sugerir melhorias nos fluxos, controles e padrões do setor, contribuindo para a redução de falhas, retrabalho e compras emergenciais.