Administrativo de Obras

Estamos estruturando uma equipe para implementar nossa concessão de escolas em Porto Alegre - a POA Infra. Esta concessão é responsável por reformar todas as escolas municipais de Porto Alegre, além de construir 10 novas escolas e depois operá-las por 20 anos. É um projeto altamente desafiador do ponto de vista de planejamento e gerenciamento de múltiplos parceiros - sempre com um olhar especial para a comunidade escolar envolvida. Responsabilidades: • Executar e acompanhar as rotinas administrativas relacionadas às obras; • Controlar a documentação cadastral, contratual e administrativa das construtoras, subcontratadas e fornecedores; • Controlar a documentação dos profissionais vinculados às empresas contratadas, acompanhando admissões, mobilizações, vencimentos, desligamentos e demais requisitos aplicáveis; • Apoiar os processos de mobilização e desmobilização de empresas e profissionais; • Cobrar, receber e conferir as obrigações acessórias trabalhistas, previdenciárias, fiscais e demais comprovações exigidas contratualmente das empresas terceirizadas; • Controlar pendências documentais e acompanhar sua regularização como requisito para a liberação administrativa das medições; • Apoiar administrativamente o fluxo de medições, mantendo organizados os documentos e registros necessários às etapas de aprovação; • Receber, conferir e realizar o lançamento de Notas Fiscais no ERP TOTVS RM, conforme os fluxos e aprovações estabelecidos; • Acompanhar o processamento administrativo das Notas Fiscais e atuar na regularização de eventuais pendências; • Manter atualizados os cadastros, controles e arquivos administrativos das diferentes obras; • Realizar interface com construtoras, subcontratadas e fornecedores para cobrança de documentos e regularização de pendências; • Garantir a organização e rastreabilidade dos documentos e registros nos sistemas e plataformas utilizados pelo Consórcio; • Apoiar as equipes de Produção, Custos, Contratos, Segurança do Trabalho e demais áreas nas demandas administrativas relacionadas às obras. • Controle documental de construtoras, subcontratadas, fornecedores e profissionais mobilizados; • Controle de documentos, vencimentos e pendências de terceiros; • Controle dos processos administrativos de mobilização e desmobilização; • Conferência das obrigações acessórias e documentação exigida para liberação administrativa das medições; • Organização e controle da documentação de suporte às medições; • Lançamento e acompanhamento de Notas Fiscais no TOTVS RM; • Organização e atualização dos arquivos e registros administrativos das obras; • Controle e reporte das pendências documentais por empresa e obra; • Atualização das bases e controles administrativos das diferentes frentes de trabalho; • Suporte administrativo às equipes responsáveis pela gestão das obras. Requisitos: • Formação técnica ou superior em Administração ou áreas correlatas; • Experiência em rotinas administrativas de obras de construção civil; • Experiência com documentação de empresas terceirizadas e profissionais, medições, notas fiscais e fornecedores; • Conhecimento das rotinas de mobilização e desmobilização de empresas e profissionais; • Conhecimento das obrigações acessórias trabalhistas, previdenciárias e fiscais relacionadas à contratação de terceiros; • Experiência com recebimento, conferência e lançamento de Notas Fiscais; • Conhecimento em sistemas ERP, sendo domínio do TOTVS RM considerado um diferencial relevante; • Excel intermediário/avançado; • Capacidade de organização e controle de grande volume de documentos e informações; • Vivência com múltiplas obras, contratos e empresas simultaneamente será considerada diferencial; • Experiência em gerenciadoras, fiscalização de obras ou grandes construtoras será considerada diferencial; • Residir em Porto Alegre/RS ou Região Metropolitana- Vaga Presencial.